polityka prywatności

1. Informacje dotyczące Let's Work bv

Let’s Work posiada akredytację jako agencja pracy tymczasowej w Regionie Flamandzkim o numerze VG. 45/BU(C), w Regionie Stołecznym Brukseli: 00015-405-20130404 i w Regionie Walońskim: W.RS.1844

1.1. Dane identyfikacyjne Let’s Work

Dla celów przetwarzania danych administratorem danych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), jest:

Let's Work bv

z siedzibą: Hendrik Consciencestraat 9 bus 2, 8500 Kortrijk

Zarejestrowana w Crossroads Bank for Enterprises pod numerem BE 0462.733.946.

1.2. Dane kontaktowe Let's Work bv

Z firmą można skontaktować się poprzez Dział Obsługi Klienta pod następującym adresem: Nijverheidskaai 3 bus 32, 8500 Kortrijk.

Tel.: +32 56 24 15 58
E-mail: info@letswork.be
Strona internetowa: www.letswork.be

1.3. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych

W przypadku pytań dotyczących poniższego oświadczenia o ochronie danych osobowych możesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych.

Ivan Deneweth
Tel.: +32 56 24 15 58
E-mail: privacy@letswork.be

2. Zakres

Przepisy dotyczące ochrony danych odnoszą się do ustawy o ochronie prywatności do dnia 24 maja 2018 r. włącznie, a od dnia 25 maja 2018 r. do ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Ustawa o ochronie prywatności odnosi się do belgijskiej ustawy z dnia 8 grudnia 1992 r. dotyczącej ochrony prywatności w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych [...]oraz powiązane przepisy wykonawcze i rozporządzenia wykonawcze (RODO).

Niniejsza polityka prywatności Let’s Work bv ma zastosowanie do wszystkich przypadków przetwarzania danych osobowych przez Let’s Work bv w kontekście rekrutacji i selekcji kandydatów oraz dopasowywania ich do odpowiednich stanowisk. Niniejsza polityka prywatności Let’s Work bv jest zgodna z art. 13 RODO.

3. Cele przetwarzania

Dane osobowe zbierane są przede wszystkim w celu rekrutacji i selekcji osób poszukujących pracy oraz poszukiwania pracy, między innymi:

• zarządzania danymi kandydata
• analizy i dopasowania kandydatów do ofert pracy
• komunikacji z kandydatem
• bezpośredniego promowania dostępnych wakatów, za wyraźną zgodą kandydata
• oceny i sprawdzania kwalifikacji kandydatów
• administracji płac
• komunikacji z klientem w związku z ofertą pracy lub zatrudnieniem
• komunikacji w kontekście obowiązkowych powiadomień dotyczących zatrudnienia (np. w deklaracji Dimona Państwa, Twój numer w rejestrze krajowym jest przekazywany odpowiednim służbom socjalnym, w razie wypadku przekazujemy Twoje dane osobowe (w tym dane medyczne) do naszego ubezpieczenia od wypadków przy pracy itp.)

4. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Jako administrator danych Let’s Work może przetwarzać Twoje dane osobowe na mocy co najmniej jednej z następujących podstaw prawnych:

podmiot danych wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w co najmniej jednym określonym celu;

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest podmiot danych, lub do podjęcia działań na żądanie podmiotu danych przed zawarciem umowy;

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

przetwarzanie jest konieczne w celu ochrony żywotnych interesów podmiotu danych lub innej osoby fizycznej;

przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

przetwarzanie jest niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej, chyba że interesy podmiotu danych przeważają nad interesami administratora.

5. Przetwarzanie danych przez administratora

5.1. Dane osobowe

W celu rekrutacji, selekcji i doboru Let’s Work bv przetwarza następujące dane osobowe:

• Dane identyfikacyjne
• Dane dotyczące lokalizacji
• Dane kontaktowe
• Krajowy numer rejestrowy
• Dane fiskalne
• Informacje na temat członków rodziny
• Szczegóły finansowe
• Wykształcenie i szkolenia
• Zawód
• Notatki sporządzone podczas rozmowy kwalifikacyjnej

5.2. Szczególne kategorie danych

Let's Work bv przetwarza szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z artykułem 9 RODO.

5.3. Okres przechowywania danych

Let's Work bv przechowuje Twoje dane osobowe przez okres 2 lat.

Twoje dane osobowe zawsze będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również z ustawowymi okresami retencji, które zobowiązują nas do dłuższego przechowywania danych osobowych, np. w celu obrony roszczeń prawnych.

6. Prawa podmiotu danych

• jasna, spójna, przejrzysta i zrozumiała prezentacja: Musi być przedstawiona w łatwo dostępnej formie oraz jasnym i prostym języku. Jako administrator Twoich danych, zobowiązujemy się do udzielenia żądanych informacji w ciągu jednego miesiąca od otrzymania Twojego wniosku. Wyjątki od określonego terminu zależą od złożoności żądania, jak opisano w art. 12 ust. 3 RODO.
• prawo dostępu do swoich danych osobowych: Masz prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych przez Let's Work bv. Jeśli polityka prywatności nie zawiera niezbędnych informacji na temat przetwarzania danych, możesz skontaktować się z Let's Work bv, korzystając z informacji podanych w artykule 1.
• prawo do sprostowania danych: Możesz odzyskać i sprostować swoje dane lub zażądać sprostowania od administratora.
• prawo do usunięcia danych: Jako podmiot danych osobowych masz prawo do bycia zapomnianym, jeśli Twoje dane osobowe nie są już potrzebne do zamierzonych celów, chyba że jesteśmy prawnie pozbawieni możliwości spełnienia takiego żądania.
• masz prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, także tymczasowo, w niektórych przypadkach, np. aby zapobiec usunięciu z naszej bazy pewnych dokumentów, które są Ci potrzebne w celu rozstrzygnięcia sporu lub aby zapobiec sporządzaniu przez nas pewnych dokumentów na Twój stary adres dopóki trwa procedura zmiany Twojego aktualnego miejsca zamieszkania.
• prawo do uzyskania informacji o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych.
• prawo do przenoszenia danych: Jako podmiot danych osobowych możesz zażądać, aby dostępne dane zostały przekazane bezpośrednio innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe i może zostać dokonane za pośrednictwem medium elektronicznego.
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych: Masz również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych z ważnych i uzasadnionych powodów.
• prawo do wycofania zgody: O ile przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej uprzedniej zgody, masz prawo ją wycofać.
• zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie: każdy wniosek jest rozpatrywany indywidualnie i manualnie. Żadna procedura nie jest w pełni zautomatyzowana. Masz prawo zrezygnować z profilowania (formy zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, która polega na ocenie preferencji użytkowników, np. za pośrednictwem mediów społecznościowych).

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu.

Prawo nie ma zastosowania, jeśli:

1. podejmowanie decyzji jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy;
2. jest dozwolone przez prawo;
3. opiera się na wyraźnej zgodzie.

Wyżej wspomniane prawa podlegają ograniczeniom określonym w art. 23 RODO.

6.1. Komunikacja

W celu skorzystania z któregokolwiek z praw opisanych w niniejszej polityce prywatności, podmiot danych może skontaktować się z Let's Work bv:

• drogą pocztową;
• wysyłając e-mail na adres privacy@letswork.be;
• przesyłając zapytanie za pośrednictwem strony internetowej.

 

Zgodnie z polityką RODO firma Let’s Work bv udostępni bezpłatnie kopię Twoich danych osobowych, które są przez nią przetwarzane. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, złoży wniosek elektroniczny i o ile nie zażąda inaczej, informacje zostaną dostarczone w podobnej formie elektronicznej.

Jeśli wnioski są bezpodstawne lub zbyt często przesyłane, w szczególności jeśli są powtarzalne, Let’s Work może:

• pobrać uzasadnioną opłatę w wysokości odpowiadającej kosztom administracyjnym poniesionym w związku z udzieleniem informacji, komunikacją lub podjęciem wymaganych działań;
• odmówić udzielenia odpowiedzi na wniosek.

 

Jeśli Let's Work bv ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej składającej wniosek, jak opisano w artykule 6.2, może poprosić o dostarczenie dodatkowych informacji, które pozwolą potwierdzić tożsamość danej osoby.

6.2. Skargi

6.2.1. Rozpatrywane przez Let’s Work

Masz prawo złożyć skargę do Let’s Work bv w następujący sposób:

• pisząc na adres ombuds@letswork.be;
• drogą pocztową;
• wypełniając formularz na stronie internetowej.

 

Let’s Work bv bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku, przekaże osobie zainteresowanej żądane informacje dotyczące działań podjętych w odpowiedzi na jej wniosek. Jeśli jest to konieczne, okres ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, w zależności od złożoności żądania. Let’s Work bv powiadomi Cię o wydłużeniu czasu oczekiwania w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku, podając przyczynę opóźnienia.

Jeśli Let’s Work bv nie przychyli się do Twojego wniosku, niezwłocznie poinformuje Cię o przyczynach odmowy, najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku.

6.2.1. Rozpatrywane przez organ nadzorczy

Możesz również złożyć skargę do belgijskiej Komisji Ochrony Prywatności (zwanej również Urzędem Ochrony Danych):

Komisja ds. Ochrony Prywatności

Drukpersstraat 35
1000 Bruksela
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Faks: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
Strona internetowa: www.privacycommission.be/nl

Nie narusza to możliwości dochodzenia roszczeń przed sądem cywilnym. Jeżeli poniesiesz szkodę w wyniku przetwarzania danych osobowych, możesz wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie.

7. Przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w kraju siedziby Let's Work bv lub w innym miejscu na terenie Unii Europejskiej.

Twoje dane będą przekazywane lub przetwarzane wyłącznie przez kraje, które należycie dbają o ochronę prywatności. Komisja Europejska sporządziła listę takich państw.

Niektóre strony trzecie przetwarzają dane osobowe w imieniu naszej organizacji w celu wykonania określonego działania. Ze wszystkimi organizacjami pełniącymi rolę podmiotów przetwarzających dane zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych i dokładamy wszelkich starań, by zagwarantować należyte bezpieczeństwo Twoich danych.

Twoje dane osobowe nie będą sprzedawane, udostępniane, rozpowszechniane ani w inny sposób udostępniane komercyjnie osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji opisanych powyżej lub za Twoją uprzednią zgodą.

W zależności od celu i potrzeby przetwarzania dane osobowe mogą zostać ujawnione następującym podmiotom:

• innym firmom prywatnym (takim jak klienci)
• agencjom ubezpieczeniowym
• biuru spraw socjalnych
• służbom ochrony i prewencji
• dostawcy usług hostingowych
• firmom stowarzyszonym w ramach Let’s Work Group
• rewidentowi

W rzadkich przypadkach możemy być zmuszeni do ujawnienia Twoich danych osobowych na mocy nakazu sądowego lub w celu spełnienia innych obowiązkowych przepisów prawa lub rozporządzeń.

8. Ochrona

Dokładamy wszelkich starań, aby zawsze stosować niezbędne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony poufności Twoich danych osobowych. Na przykład, nasze hasła są regularnie zmieniane, a dostęp do danych lub tworzenie kopii zapasowych są operacjami zabezpieczonymi.

Ponadto zapewniamy, że dostęp do Twoich danych mają wyłącznie osoby upoważnione.